Три стадии подготовительных работ к мероприятию.

 

Если Вы планируете организацию и проведение более или менее масштабного мероприятия, для успеха и высокого уровня которого Вам потребуется аренда сценического оборудования, Вам нужно провести не менее масштабные подготовительные работы.

 

В первую очередь стоит четко спланировать такие параграфы, как:

- место проведения;

- наличие крыши или какого-либо накрытия на случай дождя;

- наличие качественного и бесперебойного электрического питания;

- требования к техническим характеристикам приглашенных звезд;

- полный расчет мероприятия с позиции затрат времени на монтаж и наладку оборудования.

 

Таким образом, первая стадия подготовки потребует от Вас еще до заказа в специализированной компании аренды сценического оборудования, Вашего четкого представления о технических требованиях, времени установки и стоимости. Это не означает, что когда Вы сможете четко изложить подрядчику на выполнение работ по аренде сценического оборудования, от в тот же миг сможет сделать полный расчет мероприятий. В процессе обсуждения Ваших требований, возможностей и дополнительных предложений профессионалов, ежедневно работающих с высокотехнологичным сценическим оборудованием, могут возникнуть новые статьи расходов, связанные с полноценным обеспечением безопасности работы техники и качества изображения и звука. Когда каждый пункт будет утвержден и рассчитан каждый шаг затрат, окончательная стоимость работ должна уже содержать все до единого пункты, включая пресловутый НДС. Только после этого стоит вносить предоплату и готовиться к следующей стадии.

 

После того, как была просчитана аренда сценического оборудования и всех дополнительных работ, внесена предоплата и исполнитель выехал на объект, наступает следующая стадия – монтаж. Любому монтажу должен предшествовать предоставленный подрядчиком и утвержденный заказчиком список и график работ, полный перечень задействованного оборудования, список исполнителей с должностями, зонами ответственности и телефонами. Вся эта документация должна быть передана на сам объект и копия должна иметься у самого заказчика, чтобы в любой момент при необходимости можно было актуально решить любую проблему, найти любого специалиста и четко знать, на какой стадии находится монтаж.

 

Завершающей стадией монтажа является саунд чек и лайт чек. Так же, немаловажно, заранее предупредить подрядчика о возможных задержках в мероприятии, дабы демонтаж не был начат до его окончания. По завершению всех работ заказчик принимает выполненную работу, сверяя стоимость с указанной в расчете мероприятия.

 

Мероприятие. Поскольку Вы являетесь заказчиком по аренде сценического оборудования и в то же время исполнителем по организации мероприятия, самый эффективный вариант контроля за всеми процессами – личное нахождение на площадке и четкое отслеживание выполнения функций всех, ответственных за свет, звук, видео и т.д. Только находясь внутри события можно полноценно оценить уровень выполнения всех требований.

 

Когда погаснет последний софит и площадку покинет последний зритель, наступает очередь третей стадии. И, хоть Вы можете недоумевать, почему это стадия подготовительных работ, когда всё уже кончилось, убедить в важности этой стадии смогут следующие пункты:

-  аккуратное выполнение демонтажа, дабы место проведения мероприятия выглядело так же, как и до этого феерического действа;

- сохранность всей той техники, мебели, оборудования, предметов интерьера, которые не были привезены подрядчиком. (порой, по невнимательности или от усталости, монтажники «прихватывают с собой лишнее»;

-  своевременное окончание демонтажных работ, дабы не подвести следующего.

 

Это только внешне кажется, что при аренде сценического оборудования в профессиональной компании можно просто рассказать, что нужно, и сложив руки, следить за выполнением. На самом деле, абсолютно все стадии, включая расчет мероприятий и саму аренду сценического оборудования, приглашения звукорежиссеров и других специалистов, нужно контролировать. Как говаривал один философ: «Хочешь, чтобы дело было сделано хорошо, сделай его сам». Но, поскольку не в Ваших силах обеспечить техническое сопровождение сцены для масштабного мероприятия, в Ваших силах проконтролировать каждую из стадий.

 

И еще, обязательно упомяните в договоре на оказание услуг условия возмещения ущерба и ставки по штрафам за невыполнение или некачественное выполнение условий договора. Это и Вам, как заказчика, застрахует от недоработок подрядчика, и подрядчика будет стимулировать для качественного и безупречного выполнения обязательств.

Удачного Вам мероприятия и только положительных эмоций!

 

© 2018 Expomedia. Все права защищены.
Создание сайта - веб-студия Traffic Light