Стадия номер один - подготовка мероприятия.

Прежде чем обзванивать компании, которые занимаются техническим обеспечением мероприятий, хорошо бы самим понять, какую задачу перед ними поставить.
Формулировка типа 'нам нужен звук и сцена для артистов, и чтоб все мигало и светило зелененьким' скорее всего подрядчика не удовлетворит. А если удовлетворит, то это должно послужить тревожным сигналом, как минимум. Даже если Вы человек, совершенно не разбирающийся в оборудовании, и ничем, кроме микроволновки, пользоваться не умеете, Вы все равно можете грамотно и четко поставить задачу подрядчику.

 Для начала необходимо определиться с площадкой для мероприятия. Например, ни одна копания не будет ставить оборудование под открытым небом, даже если прогноз погоды будет благоприятным. 

Нужно заранее позаботиться о крыше - лучше заказать ее у того же подрядчика. Всегда важны размеры площадки и количество предполагаемых гостей. От этих параметров будет зависеть мощность звука,размер экрана и мощность проекторов, которые в итоге будут установлены на сцене.

Одним из важнейших и ключевых элементов является технический райдер артистов, выступление которых планируется.

Как правило, райдер звезд высокого ранга, выступающих 'вживую', достаточно сложен. Артисты рангом пониже или артисты, поющие под фонограмму, пользуются более упрощенным вариантом.

Но в любом случае, приглашая артистов, необходимо взять их требования по технике и направить их тем, кто будет заниматься техническим обеспечением Вашего мероприятия.

Не нужно забывать и об электричестве.

В большинстве случаев аппаратура потребляет мощность, большую, нежели имеется в обычных розетках.
В связи с этим необходимо связаться с техническим специалистом выбранной Вами площадки и обговорить с ним все нюансы.
А потом лучше просто связать его с компанией - подрядчиком.
Обладая этим минимумом информации, можно начинать звонить.

Я уверен, что большинство заказчиков начинают поиск компании - подрядчика в Интернете.

Кто-то обращается за советом к друзьям и коллегам, которые уже когда-то пользовались подобными услугами.
При общении необходимо обратить внимание на оперативность обработки запроса и гибкость подхода к Вашим требованиям. Это значит, что менеджер не просто выдает Вам стоимость оборудования, которое Вы запросили, но и предлагает интересные варианты и необычные решения, а также объясняет нюансы, которые Вам, человеку, непросвещенному в технике, сложно понять.

Важны реальные аргументы.

После того, как Вы получили расчетную стоимость Вашего заказа, не поленитесь уточнить, входят ли в эту сумму транспортные услуги и работа специалистов на мероприятии, а также пресловутые 20%НДС. Важно, чтобы подрядчик выставил окончательную стоимость с всеми-всеми дополнительными расходами.

Ну вот, вроде все сделано, предоплата внесена, пора готовиться к монтажу.

Стадия номер два - монтаж.

Первым делом необходимо запросить у подрядчика перечень всего оборудования, список сотрудников, задействованных на монтаже, с паспортными данными, а так же список автомобилей. Как правило, службы безопасности даже не самых серьезных площадок очень серьезно относятся к таким вещам, и отсутствие, например, списка оборудования может очень серьезно осложнить Вам жизнь.

Кстати, подобные списки, также необходимо заранее отправить на данную площадку. Кроме того, необходимо иметь телефоны всех представителей подрядчика, менеджеров и монтажников, чтобы в любой экстренной ситуации была возможность оперативно решить любую проблему. Важно проговорить с подрядчиком все нюансы монтажа, время начала монтажа, мероприятия и демонтажа.

Идеальный вариант - это съездить вместе со специалистами компании - подрядчика на площадку, после чего исполнителем будет составлен календарный план события. В подобном плане каждое действие менеджеров, монтажников, логистиков и прочего персонала прописывается вплоть до минуты.

Имея такой план, Вы всегда будете знать, на какой стадии находится Ваше мероприятие, и что еще предстоит сделать. По окончании основной стадии монтажа проводятся обязательные саунд-чек и лайт-чек.

На саунд-чеке проверяется работа звукового оборудования, отстраиваются микрофоны.
На лайт-чеке проверяется работа светового и видео оборудования.

Когда монтаж будет уже почти закончен, обратите внимание на внешний вид оборудования. Все должно быть чистым, подкрашенным, вся коммутация должна быть убрана в защитные короба. Все 'остатки монтажа': ковролин, кусочки скотча, - не должны оставаться на площадке.

Разумеется, необходимо проговорить регламент мероприятия, если на нем будут работать специалисты подрядчика (звукорежиссеры, видеоинженеры, операторы и прочие мастера).
Все они должны быть в курсе того, что будет происходить на площадке во время мероприятия, поэтому у каждого из присутствующих представителей компании - подрядчика должен быть на руках поминутный план мероприятия.

Очень важно расставить акценты.

Например, предупредить, что мероприятие может затянуться на несколько часов, в связи с чем могут быть перенесены сроки демонтажа. Ни в коем случае нельзя начинать демонтаж, пока гости мероприятия еще не разошлись. И об этом должен знать подрядчик.

Стадия три - мероприятие.

Когда все готово, начинается сложный момент для вас. Помимо того, что Вам необходимо следить за сценарием и прочими организаторскими нюансами, Вам придется находиться в курсе всего, что происходит с техникой. В этот момент и проявится весь профессионализм людей, которых Вы привлекли к работе над Вашим мероприятием и которым Вы доверили очень и очень ответственную часть.

Желательно на площадке во время мероприятия должен находиться кто-то из старших сотрудников компании подрядчика, через которого и должно происходить взаимодействие со всеми ресурсами.

Обратите внимание на то, насколько адекватно реагируют сотрудники исполнителя на Ваши запросы по работе техники. Ну и, разумеется, всегда все работающие на мероприятии технические специалисты должны находиться на площадке.

Стадия четыре - демонтаж.

Ну вот, мероприятие отгремело, все прошло 'на ура'. Гости счастливы от того, что им удалось посетить Ваше фееричное действо. Сценарий и идея мероприятия поразили гостей своей креативностью и остроумием, артисты - своим исполнительским мастерством, а техника - четкой и качественной работой.  Силы практически на исходе, но надо завершить начатое дело. 

Когда гости покинули зал, можно начинать демонтаж. Здесь уже не понадобится скрупулезная проработка действий и времени.

Основное - это обозначить начало демонтажа так, чтобы все монтажники были на месте к моменту окончания мероприятия. Они сами знают, что и как им делать.
Правда, случаются такие моменты, когда нужно проследить, не демонтировали ли сотрудники компании -подрядчика чего-нибудь лишнее, не увезли ли с собой Вашу плазменную панель, например, или не оставили ли часть сценического конструктива.

Конечно, не по злому умыслу, а вследствие усталости и желания поскорее закончить работу. Также важно обратить внимание подрядчика на то, чтобы с площадки были удалены все последствия демонтажа: неимоверное количество одноразовых стяжек, обрывков скотча и ковролина и прочие, крайне необходимые еще недавно вещи, - все это должно быть отправлено в мусорную корзину.

После мероприятия площадка должна выглядеть так же, как и до мероприятия. В противном случае, не исключены претензии от владельцев данного уютного местечка.
И последняя рекомендация.

Заключайте с подрядчиками договора, в которых будет прописана ответственность за те или иные недоработки. Такая банальная формальность будет дополнительным стимулом для подрядчика осуществить техническое обеспечение Вашего мероприятия на самом высоком уровне, к чему, собственно, все мы стремимся.