Рано или поздно перед отделом маркетинга, HR-департаментом или event-агентством нависает вопрос: какого технического подрядчика выбрать для мероприятия?
Вопрос впоследствии дополняется множеством сомнений (Смогут ли? Все ли будет профессионально?

Почему так дорого/дешево? и мн.др.), количество которых растет в геометрической прогрессии по мере приближения времени Икс, когда будет нужно точно определяться с выбором.
Итак, приведенные ниже 'советы-друзья' помогут превратить проблему выбора технического подрядчика в задачу, а также найти ее правильное решение.

Совет №1: анализируйте рынок!

Личное знакомство с потенциальным будущим подрядчиком, просмотр примеров его работ позволит сложить в голове картинку того, как он будет работать у вас на мероприятии - ведь эта ситуация полностью соответствует некоему собеседованию, которое вы проводите, принимая к себе на работу нового сотрудника.

'Почему с этими работать не стоит?' причина: плохое, старое оборудование, большая текучка кадров (соответственно, невысоким профессионализмом) и малым опытом.

Совет №2: не ставьте подрядчику конкретные задачи!

Да-да - это не описка, это звучит именно так!
Профессиональный подрядчик, как это ни обидно звучит, лучше знает, что вам нужно. Но в то же время помните, что нельзя давать задание из серии 'пойди туда - не знаю, куда; возьми то - не знаю, что'.

Пример: Задание должно формулироваться следующим образом: нужен экран и проектор, на экране будет транслироваться одна презентация и больше ничего, ноутбук наш, площадка такая-то, размер зала такой-то, человек столько-то, все будут сидеть, свет приглушенный, монтаж тогда-то, демонтаж тогда-то, оборудование будет работать с такого-то времени до такого-то. Результат будет выглядеть так: экран 1,8х1,8, прямой проекции, проектор 2000 Lm, монтаж/демонтаж, доставка, все пункты будут, естественно, снабжены конкретной ценой.

Совет №3: описывайте мероприятие целиком!

Некоторые мелочи, которые услышит от вас подрядчик и которые вы посчитаете ненужными для его работы над вашим проектом, могут сыграть важную роль впоследствии.
Пример: Вы: И в конце у нас будет фильм. Звукорежиссер: Со звуком? Вы: Да! Звукорежиссер: А кто звук будет снимать? Вы: Что? Звукорежиссер: Все понял, провода возьму

Пример: Помните о том, что смотреть стоит не только на общую стоимость заказа, но также и на качество оборудования (с этим вопросом сложнее, поскольку подобные знания накапливаются со временем или приобретаются в процессе чтения специализированной литературы. единственное, что может помочь на данном этапе- сервис (например, включена ли в просчет работа техника). 

Совет №4: вникайте в технические вопросы!

Один из моих наставников всегда говорил: не бойся задавать глупых вопросов! Ведь лучше выглядеть глупым перед подрядчиком, нежели - перед клиентом.

Пример: Совершенно точно вам не следует изучать устройство плазменной панели! Вам просто нужно понимать, почему здесь используется эта панель, а не проектор. Не стоит говорить 'да' подрядчику, если вы не уверены, что поняли, зачем вам на мероприятии генератор. Нужно просто (позвольте все же воспользоваться известной терминологией) 'включать блондинку' и требовать самые простые объяснения от технического специалиста - уверяю вас - они есть!

Совет №5: убедитесь в том, что название того или иного оборудования для подрядчика обозначает то же самое, что и для вас!

Некие уточнения решат все последующие проблемы, тем самым сэкономят деньги и время.

Совет №6: оговаривайте все мелочи заранее!

Созданные заранее договоренности позволят вам избежать конфликтов и вызвать уважение подрядчика. Пример: До мероприятия вам нужно оговорить важные для вас мелочи: оператор должен работать в белой рубашке; на площадке категорически запрещено курить; на монтаже при себе нужно иметь паспорт.

Совет №7: ходите на мероприятия подрядчика!

В случаях сомнения при выборе своего подрядчика предложите ему себя в качестве наблюдателя за его работой на другом мероприятии. Такое наблюдение позволит вам сделать правильный выбор.

Пример: Стоит ехать на некие крупные и сложные мероприятия, поскольку подобные наблюдения нарисуют наиболее точную и полную картину вашего представления о подрядчике.

Совет №8: подрядчики - тоже люди!

Не считайте технический персонал рабами или людьми, стоящими ниже вас, и помните, что им тоже иногда нужно поесть или попить. Пример: Отношение к вам технического персонала может кардинально измениться в лучшую сторону после того, как вы предоставите ему несколько бутылок воды, которую вам любезно презентует кейтеринг .

Совет №9: обсуждайте работу после мероприятия!

Ведите открытую политику отношений со своим подрядчиком: после совместного проекта оговаривайте с ним все минусы, не забывайте хвалить его за отличную работу.

Пример: Если есть повод, обязательно пишите благодарственные письма: кто знает, возможно, именно после его получения сотрудники получат премиальные и вы станете для них любимым клиентом!

Совет №10: не останавливайтесь!

Не бойтесь менять плохое на неизвестное.

1) никогда не оценивайте подрядчика по принципу 'чья смета дешевле', поскольку наполнение в разных сметах может быть совершенно разным и качество оборудования может отличаться значительно;
2) изучите профессионализм своего будущего подрядчика, при этом пользуйтесь не только Интернетом: договоритесь о встрече с техническим специалистом, съездите к нему на базу, посмотрите, какое оборудование он может вам предложить, пообщайтесь с ним;
3) обращайте внимание на само общение с вами: профессиональные компании общаются спокойно, избегают суеты в общении, создают впечатление опоры и уверенности;
4) выбирайте подрядчика, соответствующего вашим задачам, проанализируйте юридическую сторону подрядчика, заключите с ним договор.

Это основные комментарии, которыми можно пользоваться при выборе технического подрядчика.
Очень жаль, что в нашем бизнесе подрядчика зачастую выбирают по принципу 'отката': кто дает 'откат', тот и хороший подрядчик.
Надеюсь, что эти десять советов помогут любому человеку, даже далекому от техники, научиться разговаривать с подрядчиком на одном языке.